隨著工作型態與科技的進步與改變,致使許多事業單位皆已逐步拋棄過往的紙本簽到、打卡鐘或感應磁卡等方式進行考勤管理,而改以生物特徵方式(如指紋、虹膜,甚至面容…等),以降低誤繕、打錯卡、代打卡、磁卡消磁或遺失等情況發生。惟事業單位統一採用生物特徵識別紀錄出勤,有無違反個人資料保護法之疑慮呢?

一、以生物特徵作為考勤管理之爭議

個人資料保護法(下稱個資法)第2條第1款末段業已明文,得以直接或間接方式識別該個人之資料,皆屬於個人資料之範疇。縱然該條文針對生物特徵僅例示「指紋」屬於個人資料,然而按司法院94年09月28日釋字第603號解釋即稱指紋具備「人各不同、終身不變」特性,故「具備高度人別辨識功能」。以此類推,其餘各項用以紀錄出勤之生物特徵識別依據(如虹膜),亦須具備「人各不同、終身不變」特性之前提,自也符合「直接或間接方式識別該個人」之要件,而與「指紋」同屬個人資料範疇,受個資法保障。從而,實務中偶有聽聞,勞工基於個資法、隱私保密等理由,拒絕配合事業單位新設之出勤紀錄方式與規範,進而衍生勞資爭議。

二、以生物特徵作為考勤管理之正當性?

查個資法第19條,非公務機關蒐集、處理或利用個人資料時,應符合「特定目的」,並應有法律明文規定、與當事人有契約或類契約關係、經當事人同意等狀況下,始得為之;次查人事管理(編號002)與場所進出安全管理(編號116),皆屬於「個人資料保護法之特定目的及個人資料之類別」之範圍。故事業單位為辦理人事管理與場所進出安全管理時,確有蒐集、處理及利用個人資料之可能與正當性。此觀法務部102年10月4日法律字第10200203750號函:「非公務機關基於人事管理(代號:002)及場所進出安全管理之特定目的(代號:116),以蒐集員工指紋建檔方式而為旨揭管制員工出勤之措施可認為符合上開規定」即明。

三、只要符合「特定目的」即可蒐集、處理或利用個人資料?

誠然,前揭函釋已明示事業單位確得蒐集指紋,以進行人事、出入安全之管理,惟該函釋之末段亦明文:「惟是否以蒐集指紋為唯一管制員工出勤之方式、有無其他方式給予當事人選擇等情形,仍應注意個資法第5條比例原則之規定」,即證事業單位縱因特定目的得以蒐集個人資料,但仍應注意個資法第5條所規範之誠實信用原則、比例原則與不當連結禁止原則(相同見解亦可參法務部102年12月23日法律決字第10200695330號函文)。

換言之,縱雇主有該等蒐集個資之權利,但仍應將目的與手段之衡平列為優先考量,以避免雇主恣意行使權利、甚至逾越其所應擁有之權力。因此蒐集、利用個資應優先考量以下三原則:

(一)適當性原則:採行之手段,能達成期待之目標。
(二)必要性原則:若有不同手段達成目標,應採取損害最小的手段。
(三)狹義比例原則:手段與目標應衡平,不得為小目標損害大利益。

正由於個資法第5條對個人資料利用者課予「比例原則」此上位限制,是以縱個資法第5條並無任何程序上之規範,然只要涉及蒐集、處理或利用個人資料時,實則皆應優先考慮與遵循個資法第5條之規範,其後方才得以使用。

而基於雇主建構考勤制度之主要目的有二:其一係滿足勞基法第30條第5款課予雇主之「應置備勞工出勤紀錄」法定義務;其二係作為雇主自身人事管理與考評之依據。因此,出勤紀錄之製作,實際上皆以雇主之目的出發,縱雇主確有以生物特徵建構考勤管理之權利,倘以強制方式辦理,對勞工顯已侵害個資權益而未見其明顯利益,已然違反個資法第5條之規範。

四、以生物特徵建構考勤管理制度,仍應以取得勞工同意為前提

綜上,倘事業單位非有以生物特徵建構考勤管理制度之必要,則仍應以取得勞工同意為前提,切勿以強制、命令等方式辦理。建議事業單位以生物特徵建構考勤管理制度,宜掌握以下原則:

(一)於聘僱、實施制度前,明確向勞工說明制度規範
(二)取得勞工書面同意書
(三)確保相關資料係由專責人員(部門)保管
(四)確保相關資料無外洩可能
(五)提供替代方案選擇(如特定地點仍維持得以磁卡或打卡鐘方式替代)
(六)針對願意配合之勞工予以行政作業配合之獎勵
(七)聲明勞工離職後,即刪除勞工生物特徵資料

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