壹、【主管機關原文】 
特別休假以年度計算並預先給假疑義
(勞動部105年08月02日勞動條 3字第 1050131754號函)
主 旨:所詢特別休假以年度計算並預先給假疑義,復請查照。
說 明:
一、復貴局105年6月13日南環字第1050014681號函。
二、依勞動基準法第38條及其施行細則第24條有關特別休假規定,勞工於工作滿1年之翌日如仍在職,即取得請休特別休假之權利。勞資雙方如約定依曆年制分段或預先給假,並無不可,惟給假標準仍不得低於前開規定。案內事業單位於各該年度給予勞工之特別休假日數是否適法,仍請先行釐清。
三、復查勞動基準法係規定勞動條件之最低標準,雇主採行預先給予特別休假方式,於勞工離職時,擬追溯扣回休假日數多於法定日數之工資等事項,應由勞雇雙方協商議定,或於工作規則中明定,報事業單位所在地之勞工行政主管機關核備。
四、次依勞動基準法第22條第2項規定「工資應全額直接給付勞工。但法令另有規定或勞雇雙方另有約定者,不在此限。」所謂另有約定,限於勞雇雙方均無爭議,且勞工同意由其工資中扣取一定金額而言;如勞雇雙方對於約定之內容仍有爭執,自非雇主單方面所能認定,應循司法途徑解決,不得逕自扣發薪資。所詢事業單位是否得直接由勞工工資扣除應返還之休假日數多於法定日數工資乙節,仍應視其是否確經勞工同意且對於約定內容及金額均無爭議等情,釐清以判。

貳、【宇恒法律事務所叮嚀】
一、依上開函釋說明二觀之,事業單位如因行業特性或經營管理之便利性考量,規定特別休假以曆年制 (如:1月1日至12月31日或日商多以4月1日至翌年3月31日) 分段給假或預先給假,只要未違反勞基法第38條第1項之法定「日數」,於法並無不合。此觀修法後中央主管機關勞動部次長廖蕙芳接受「今周刊」訪問時明確表示,無論採「週年制」或「曆年制」,雇主都應該在勞工到職日滿周年時,給足法定特休假天數,只要不低於「勞基法」的規定就可以,即勞雇之間可自行約定採「周年制」或「曆年制」(今周刊第1046期,106年1月5日出版)甚明。更遑論地方主管機關臺中市政府勞工局亦在106年1月24日公布新修正勞動基準法常見問答中肯認「雇主與勞工仍得約定曆年制」等語。
二、準此,事業單位若欲維持「特休曆年制」的現狀,於法有據,惟應立即檢視現有特休相關辦法適法性,是否符合各項新法要求之挑戰,諸如:
(一)特休日數已依新法增補(當然過去天數已合於新法標準,不在此限)
(二)特休日數不低於到職週年制標準,且使用時點預先給與。若事業單位還是單純把到職滿週年的天數拆分成當年下半段與翌年上半段比例休畢,會有違法疑慮,蓋年資滿週年勞工能行使的特休日數會受到限制而短少。
(三)詳盡約定特休事前申請程序,即確明須事前幾日提出,如此避免特休臨時申請造成企業困擾(請注意:期日仍由勞工排定喔!)
(四)調整過度限制勞工特休排定權的文字,例如「禁止公司旺季排特休或限制部門特定時段申請者僅得一人」,但可以加註鼓勵或促請等協商文字。
(五)當契約終止時(不論契約終止原因為何),事業單位仍應再依勞工到職日計算應休的特別休假日數,若與依會計年度計算所得日數相比,尚有不足,仍應針對不足數給假或折發工資。反之,勞工若有溢休情事,公司欲追回天數對價,請務必交代清楚,避免衍生勞資爭議。
(六)當年度終結時(即會計年度終結日)務必要結算未休日數,一律發給不休假獎金,萬不可又觀望到職週年的終結期日,發生遞延結清的違法疑慮。
(七)遵守勞動基準法第38條第3項及第5項規範,制訂公司內部告知年度特休日數與未休結清計算程序。

三、若人資伙伴對於上開建議有不熟悉之處,逕行採用曆年制是危險的(難怪老是被嚇唬有問題),建議可參考報名沈以軒律師在外講授「一例一休暨特休新制」專班(報名網址:http://bit.ly/2lJllRY),好好徹底研習一番,或是直接委託本所幫大家做一次制度健檢與條款文字建議囉!

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